- Rechercher des documents ou des dossiers
- Créer des dossiers
- Indexer et archiver des documents
Programme
Introduction
- Présentation générale de NEXIA GED
- Lien avec les outils extérieurs ( WF, messagerie, ERP, … )
- Organisation des données dans NEXIA / vocabulaire utilisé
- Réflexion collégiale : NEXIA GED dans le contexte du client
Authentification (Connexion / Déconnexion)
- Mode d’authentification NEXIA ou identifiants réseau
- Droits d’accès
Les domaines
- Choix d’un domaine
- Explication des différents domaines proposés
Rechercher des documents
- Recherche fulltext / texte intégral
- Recherche par champ d’indexation
- Résultats de recherche : explication des vignettes, facettes, …
- Affichage du détail d’un document
- Cas pratique : recherche d’un document par référence métier ( n° de commande, n° de facture, ...)
Actions sur les documents
- Télécharger
- Commenter
- Ajout de pièces jointes
- Réviser
- Supprimer
- Cas pratique : j’ajoute un commentaire destiné à un collègue
Recherche par entité/dossier
- Recherche fulltext / texte intégral
- Recherche par champ d’indexation
Actions sur les entités/dossiers
- Voir les documents liés dans l’écran de recherche
- Modifier une entité
- Supprimer
- Créer un document depuis l’entité
Indexation simple
- Le type de document
- Le fichier
- Les différents champs d’indexation
- Lien avec les entités / dossiers
- Des étapes d’indexation ? Des options ?
- Cas pratique : création d’une entité / indexation d’un document sur cette entité / Suppression du document / suppression de l’entité
Indexation multiple
- Versement de plusieurs documents
- Indexation du premier document / création d’un modèle
- Document suivant : application du modèle
- QrCode : explications
Questions diverses + quiz + questionnaire satisfaction
Public
Prérequis
- Connaissance de base de l’environnement Windows© et de l'environnement internet
- Avoir un accès au logiciel NEXIA GED
- Connaître les principes de base de la navigation dans le logiciel et l’accès aux fonctions principales, mêmes si elles ne sont pas totalement maitrisées
Modalités et délais d'accès à la formation
La commande est activée lorsque le devis nous est retourné signé. Il sera alors demandé de nous faire parvenir la liste des participants avec leurs mails pour l'édition de la convention. Les inscriptions sont considérées comme validées quand la convention de formation est retournée à l’équipe formation. La convention doit être retournée une semaine avant le début de la formation.
Moyens pédagogiques
Le formateur intervient en alternant les séquences d’exposés structurés présenté par le biais d’un support numérique et les séquences d’exercices dirigés
Profil intervenant-es
La formation sera réalisée par : Madame Aleksandra Payraudeau
Chef de projet, formateur(s) et expert NEXIA, possède(nt) les compétences requises pour diriger, guider et répondre à toutes les questions techniques du stagiaire pendant l’action de formation.
Travaux à faire pour les formations ouvertes et/ou à distance
A l'issue de chaque séance, chaque participant devra mettre en application les contenus abordés pendant la séance avec l'intervenant-e. Mise en pratique à partir de son environnement de test pour vérifier sa bonne compréhension et recenser les éventuelles questions subsidiaires. Ce travail devra être réalisé avant la séance suivante.
Le temps à prévoir pour ces mises en application est d’un tiers de la séance suivie en général. Pour cette formation, il faut prévoir un temps de mise en pratique en autonomie de @h, découpé en fonction du nombre de séances planifiées.
Moyens techniques
Conditions matérielles de la formation à respecter par les participants pour les formations à distance:
- Des interlocuteurs libérés à 100%, dans un espace au calme.
- Un casque/écouteurs par personne pour éviter les échos / larsens
- Un ordinateur (PC ou MAC) par personne, équipé d'une connexion internet et d'un navigateur internet au moins (Firefox, Chrome, Edge IE recommandés)
Conditions matérielles de la formation fournies par Axess pour les formations à distance
- Un lien vers l'outil de classe virtuelle vous sera envoyé avant chaque séance formation, accompagné de la fiche pratique rappelant la méthode de connexion et les bonnes pratiques
Méthodes d'évaluation
La présence à l’ensemble des demi-journées de formation est nécessaire pour l’atteinte des objectifs de la formation. Les stagiaires et l’intervenante seront ainsi tenus de signer une feuille d’émargement pour chaque demi-journée de formation.
Les compétences seront évaluées par un quiz de fin de formation.
Les appréciations des participants seront recueillies à l’issue de la session et à froid au bout de 3 mois via un questionnaire approprié. Nous solliciterons également les appréciations des référents de la société commanditaire au bout de trois mois également après la fin de la formation.