MEDTRA - Maintien et Actualisation des Compétences - Assistant-es et secrétaires - Distanciel

Le cursus MAC est un module d'Approfondissement qui s'inscrit dans le parcours de formation d'un utilisateur (environ 8 mois après les formations Rappels).

Les objectifs principaux sont :

  • Maintenir et actualiser les connaissances acquises de chaque participant, utilisateur de la solution MEDTRA
  • Faciliter la mise en œuvre des compétences en situation de travail tout en respectant les bonnes pratiques
  • S'inscrire dans la démarche du service (étendue au plan régional et national) de valorisation des actions des services de Santé au travail (à travers la fiabilisation des données et leur exploitation statistique)

 A noter que le programme peut inclure certaines demandes spécifiques du service de santé pour former sur des procédures nouvelles ou anciennes ; le programme prend en compte également l’analyse des besoins des utilisateurs.

Enfin le programme inclus les nouvelles fonctionnalités disponibles dans MEDTRA au moment de l'action de formation.

Objectifs

Planning et convocations :

  • Rechercher la liste des convocables d'un adhérent
  • Editer la liste des convocables
  • Rechercher pour un utilisateur des plages disponibles
  • Affecter plusieurs salariés sur les créneaux disponibles
  • Rechercher la liste des convocations non générées et générées entre 2 dates
  • Modifier le mode d'envoi d'une convocation
  • Annuler une convocation
  • Rechercher la liste des convocations envoyées entre 2 dates
  • Créer une réservation pour un adhérent
  • Affecter des salariés sur les plages réservées
  • Recenser des absences
  • Générer des visites d'absence excusées et non excusées
  • Paramétrer le planning

Dossier médico-administratif :

  • Ajouter des informations personnelles
  • Modifier le contrat, le poste avec ou sans modification d'historique
  • Changer d'employeur
  • Ajouter / clôturer des expositions déclarées

Fonctionnalités avancées :

  • Rechercher un doublon et fusionner vers le dossier à conserver
  • Fusionner les 2 dossiers en sélectionnant les données à conserver
  • Rechercher la liste des visites concluant à une inaptitude
  • Rechercher la liste des adhérents ayant réalisé leur DOE
  • Consulter la liste nominative de l'effectif déclaré
  • Identifier l'identité de la personne qui a réalisé la déclaration sur le portail
  • Rechercher l'effectif réel total ventilé par lieu de visite pour un médecin
  • Editer un rapport annuel médecin ou d'entreprise

Programme

Planning et convocations :

Salariés à convoquer :

  • Rechercher les convocables selon les critères de votre choix : période, avec ou sans date / nature de prochaine visite, etc.
  • Editer la liste des convocables
  • Affecter plusieurs salariés sur les plages disponibles d'un utilisateur
  • Travaux dirigés : Afficher la liste des convocables pour un ou plusieurs adhérents sur une période donnée, utiliser les critères de recherche, accéder au dossier d'un salarié à partir de la liste des convocables, rechercher des plages disponibles pour un utilisateur, affecter des salariés sur les plages sélectionnées

Liste des convocations :

  • Accéder à la liste de toutes les convocations en utilisant les critères de recherche : utilisateur, dates, modes d'envoi, etc.
  • Utiliser les principaux boutons d'action disponibles sur la liste des convocations : générer, envoyer, consulter, annuler
  • Travaux dirigés : Rechercher la liste des convocations non générées / générées entre 2 dates pour un utilisateur donné, modifier le mode d'envoi et le type de convocation, annuler une convocation, rechercher la liste des convocations générées entre 2 dates pour un utilisateur donné, consulter la date d'envoi d'une convocation

Réservation :

  • Accéder au module Réservation
  • Ajouter une réservation pour un adhérent
  • Editer la réservation
  • Travaux dirigés : Créer une réservation (5 plages horaires pour 4 salariés) pour un adhérent, consulter les plages horaires sur le planning journalier, affecter les salariés sur les plages réservées, supprimer un créneau

Gestion des absences:

  • Recenser les absences sur le planning journalier
  • Générer des visites d'absence excusées et non excusées (ou annulation par le service)
  • Travaux dirigés : Recenser 2 absences sur le planning de votre choix, générer une visite d'absence excusée et une visite d'absence non excusée, consulter les absences générées sur le planning journalier et dans le dossier du salarié

Paramétrage du planning :

  • Supprimer le planning existant
  • Configurer de nouveaux horaires
  • Générer un nouveau planning
  • Travaux dirigés : Supprimer le planning généré sur une période donnée, modifier les horaires d'un utilisateur, générer le nouveau planning sur la période supprimée précédemment

 

Dossier médico-administratif :

Informations individuelles :

  • Ajouter une information individuelle : diplômes, enfants, médecin traitant

Historique professionnel :

  • Modifier un contrat, un poste sans conservation d'historique
  • Modifier un contrat, un poste avec conservation d'historique
  • Changer d'employeur avec conservation d'historique
  • Travaux dirigés : Modifier un contrat, un poste avec et sans modification d'historique, se créer des favoris dans le thésaurus INSEE, ajouter / modifier une ou des fonction(s), changer d'employeur avec conservation d'historique

Expositions déclarées :

  • Ajouter en lot des expositions déclarées par l'employeur
  • Clôturer en lot des expositions déclarées par l'employeur
  • Travaux dirigés : Ajouter en lot 2 expositions à 3 salariés, clôturer en lot 2 expositions déclarées, afficher dans le dossier les expositions archivées

 

Fonctionnalités avancées :

Fusion de 2 dossiers complets :

  • Rechercher un dossier de salarié à fusionner
  • Repérer le dossier le plus ancien
  • Sélectionner les données à conserver
  • Fusionner les 2 dossiers
  • Travaux dirigés : Rechercher un doublon et fusionner vers le dossier à conserver, sélectionner les données à conserver

Liste des visites :

  • Liste des inaptitudes
  • Export vers Excel
  • Travaux dirigés : Rechercher la liste des inaptitudes depuis le début de l'année, représenter graphiquement cette liste (hémicycle)

Effectifs déclarés et réels :

  • Rechercher les adhérents ayant réalisés leur DOE
  • Editer la liste
  • Consulter la liste nominative des salariés déclarés par l'employeur
  • Rechercher l'effectif réel d'un médecin
  • Travaux dirigés : Rechercher la liste des adhérents ayant réalisés leur DOE sur l'année en cours, affiner les critères de recherche sur le nom d'un médecin, éditer cette liste, consulter la liste nominative des salariés déclarés, identifier l'identité de la personne qui a déclaré l'effectif sur le portail, rechercher l'effectif réel d'un médecin ventilé par lieu de visite

Modifications dans la carrière :

  • Accéder à l'historique professionnel du salarié
  • Modification directe et modification avec conservation d'historique
  • Travaux dirigés : Modifier le contrat avec conservation d'historique, modifier le poste (thésaurus INSEE), ajouter un poste à ses favoris, modifier la ou les fonction(s) / emploi(s), créer un nouveau dossier de salarié

Rapport annuel :

  • Accéder à l’édition
  • Modifier le rapport annuel
  • Editer le rapport annuel et le rapport d’entreprise
  • Travaux dirigés : Editer un rapport annuel Médecin ou Entreprise, modifier un RA annuel et conserver les 2 versions

 

Quiz final

Public

Les utilisateurs du logiciel MEDTRA de profil métier (ou équivalent) : médecin, interne, infirmièr(e) ; nombre de participants : 5 participants maximum.

Prérequis

Avoir participé à la formation présentant les modules fondamentaux.

Modalités et délais d'accès à la formation

La validation du devis déclenche la planification de la session. 

Il sera alors demandé de nous faire parvenir la liste des participants pour l'édition de la convention.

Les inscriptions sont considérées comme validées quand la convention de formation est retournée à l’équipe formation.

La convention doit être retournée une semaine avant le début de la formation.

Moyens pédagogiques

Le formateur intervient en alternant les séquences d’exposé structuré (présenté au vidéoprojecteur sous forme d’un diaporama) et les séquences d’exercices dirigés ; des temps d’échanges fréquents entre participants permettent une mise en commun de l’expérience dans un contexte interactif.

Un support pédagogique numérique est proposé à chaque participant.

Profil intervenant-es

L’intervenant est un formateur Axess Solutions Santé, expert du logiciel MEDTRA.

Il est capable de transmettre ses connaissances en adaptant son animation et le programme en fonction des profils métiers et du niveau des participants.

L'intervenant prend également en compte les nouvelles règlementations et les spécificités du service.

Travaux à faire pour les formations ouvertes et/ou à distance

A l'issue de chaque séance, chaque participant devra mettre en application les contenus abordés pendant la séance avec l'intervenant-e. Mise en pratique à partir de son environnement de test pour vérifier sa bonne compréhension et recenser les éventuelles questions subsidiaires. Ce travail devra être réalisé avant la séance suivante.

Le temps à prévoir pour ces mises en application est d’un tiers de la séance suivie en général. Pour cette formation, il faut prévoir un temps de mise en pratique en autonomie de 2h, découpé en fonction du nombre de séances planifiées.

Moyens techniques

Chaque participant est installé face à un ordinateur et il dispose d’un compte MEDTRA (avec identifiant et mot de passe), d’une connexion Internet et d’un navigateur (Firefox, Chrome, Edge recommandés).

En format distanciel, lorsque les apprenants sont dans la même salle, celle-ci doit être équipée d’un vidéoprojecteur (ou d’une TV grand format) et d’un équipement audio adapté pour la communication type « pieuvre » ou équivalent.

Lorsque les apprenants sont isolés, chacun doit disposer d’un équipement comprenant : camera / casque / micro adapté pour la communication et idéalement un deuxième écran.

Un lien vers l'outil de classe virtuelle vous sera envoyé avant chaque séance de formation, accompagné de la fiche pratique rappelant la méthode de connexion et les bonnes pratiques.


 

Méthodes d'évaluation

L’intervenant propose des exercices dirigés variés tout au long de la journée ; ces exercices permettent d’évaluer à chaud le niveau des participants.

A la fin du module, une évaluation des apprentissages est proposée sous forme d’un questionnaire d’auto-évaluation individuel ; la correction est généralement un exercice collectif réalisé sous le contrôle du formateur.

Une feuille de présence est signée par chaque stagiaire pour chaque demi-journée ; cette feuille d’émargement est signée le matin puis en fin de journée.

Les appréciations des participants seront recueillies à l’issue de la session et à froid au bout de 3 mois via un questionnaire approprié. Nous solliciterons également les appréciations des référents de la société commanditaire au bout de trois mois également après la fin de la formation.

A l’issue de la formation, une attestation de réalisation de formation est mise à disposition de chaque participant.

Accessibilité aux personnes en situation de handicap

Nos formations sont accessibles pour les personnes en situation de handicap, contactez-nous pour évaluer les adaptations techniques et matérielles adaptées à vos besoins.

Pour plus d'informations, contactez Christine PELLERIN (mail : christine.pellerin@axess.fr, tél : 04 87 96 05 10 )