MEDTRA - Rappels - Assistant-es / Secrétaires - Présentiel

Le logiciel MEDTRA est un logiciel de gestion dédié à la Santé au travail.

La formation initiale de l’ensemble des utilisateurs de l’application est habituellement complétée (quelques semaines après la mise en production) par une formation intitulée « Rappels ».

L’objectif principal de la formation complémentaire « Rappels » est de répondre aux besoins des utilisateurs qui ont bénéficié de la formation initiale et qui ont mis en application les apprentissages (poste de travail) ; cette formation concerne l’ensemble des utilisateurs et elle est réalisée par un formateur ou un Chef de projet ASS.

Le programme de la formation « Rappels » couvre potentiellement toutes les fonctionnalités de base de l’application présentées par profil Métier lors des formations initiales. A noter que le programme inclus les demandes spécifiques du service de santé pour former sur des procédures nouvelles ou anciennes ; le programme prend en compte également l’analyse des besoins des utilisateurs.

Enfin le programme inclus les nouvelles fonctionnalités disponibles dans MEDTRA depuis la formation initiale.

Objectifs
  • Paramétrer le planning
  • Ajouter des rendez-vous
  • Utiliser les astuces de la vision journalière
  • Générer et envoyer les convocations
  • Rechercher / affecter les salariés à convoquer
  • Utiliser le module de réservation
  • Gérer les absences
  • Utiliser les fonctionnalités de la synthèse
  • Supprimer en lot le planning
  • Editer le planning

Programme

Planning et convocations

  • Paramétrage du planning

Accéder au paramétrage

Configurer les horaires de travail (ajouter / dupliquer des plages horaires)

Générer le planning (utilisateur / période / vacation et informations)

Travaux dirigés

  • Les 3 modes d’affichage du planning

Accéder et utiliser la présentation journalière / quotidienne

Accéder et utiliser la présentation hebdomadaire

Accéder et utiliser la présentation mensuelle

  • Ajouter un rendez-vous

Repérer la structure du planning quotidien : Plages horaires / Activité / Adhérent / Lieu de visite / Mode de visite / Salarié / Nature de visite / Type de convocation

Ajouter un adhérent / une collectivité

Ajouter un salarié / un agent

Astuces et conseils

Ajouter au planning un rendez-vous non nominatif

Bloquer / débloquer une ou plusieurs plage(s) horaire(s)

Copier / Coller / Coller jusqu’ici

Visualiser la colonne commentaires

Annuler un rendez-vous / supprimer une plage horaire

Utiliser les options d’affichage

Déplacer un rendez-vous (avec ou sans annulation)

Travaux dirigés

  • Convocations

Générer les convocations

Générer une convocation à partir du planning journalier

Générer en lot les convocations à partir du planning journalier

Générer les convocations à partir de la liste des convocations

Envoyer les convocations

Envoyer une convocation à partir du planning journalier

Envoyer en lot les convocations à partir du planning journalier

Envoyer les convocations à partir de la liste des convocations

Travaux dirigés

  • Liste des convocables

Accéder à la liste des convocables

Utiliser les critères de recherche basiques

Utiliser les critères de recherche complémentaires

Editer la liste des convocables

Affectation au planning

Rechercher les plages disponibles

Sélectionner les salariés à convoquer et les plages disponibles d’intérêt

Affecter au planning

Travaux dirigés

  • Réservations

Accéder à l’outil Réservation

Ajouter une réservation

Rechercher et sélectionner les salariés à convoquer

Rechercher et sélectionner les plages horaires

Valider et éditer la réservation

Liste des réservations

Rechercher une réservation existante

Ouvrir et modifier une réservation

Affecter les salariés sur les plages horaires

Planning journalier et réservation

Ouvrir et modifier une réservation

Affecter les salariés sur les plages horaires

  • Planning journalier

Légende des pictogrammes et des couleurs

Actions disponibles à partir du pictogramme (colonne info)

Créer une visite, un entretien, une activité en milieu de travail, une activité transversale

Envoyer en file d’attente

Recenser les absences

Consulter le dossier d’un adhérent et d’un salarié

  • Gestion des absences

Recenser les absences sur le planning journalier

Générer les visites d’absences

Rechercher les absences recensées sur différents critères

Renseigner les champs obligatoires (conclusion et date de prochaine visite)

Générer les visites d’absence

Editer la lettre d’absentéisme (unitairement et en lot)

Travaux dirigés

  • Synthèse

Afficher la synthèse

Rechercher les utilisateurs ou les profils

Utiliser les options d’affichage

Accéder au planning d’une ressource à partir de la synthèse

Partage du planning

Partager une plage horaire, une matinée, un après-midi, une journée

Annuler un partage

  • Outils

Disponibilité

Rechercher les plages disponibles sur le planning d’une ressource

Utiliser les différents critères de recherche

Identifier les plages avec et sans salarié ; les plages anonymes

Afficher les résultats en utilisant les ruptures proposées

Accéder au planning d’une ressource à partir du tableau de résultats

Supprimer en lot / générer le planning

Supprimer en lot manuellement

Générer en lot manuellement

Ajouter des plages manuellement

Décaler / Dupliquer

Décaler : Couper / Coller une ou plusieurs plages horaires

Dupliquer : Copier / Coller une ou plusieurs plages horaires

  • Impression du planning journalier

Imprimer sur une période

Imprimer à la journée ou la demi-journée

Travaux dirigés

 

Gestion des salariés

  • Liste des salariés

Accéder à la liste

Utiliser les principaux critères de recherche

Identifier les dossiers actifs et clôturés

Repérer les principaux boutons d’action de la liste

  • Dossier d’un salarié

Identifier les éléments clés de l’onglet « Identité »

Ajouter des informations « individuelles » : praticiens, compétences, relations familiales, etc.

Connaître les options de transmission du dossier

Distinguer dans l’historique professionnel les emplois en cours et les emplois terminés

Identifier la structure de la carrière

Repérer les boutons d’actions et la légende

Réaliser les modifications les plus fréquentes dans la carrière affectant la nature de contrat, le poste et les fonctions et l’employeur

Distinguer une modification directe et une modification avec historique

Se créer des favoris dans le thésaurus des postes

Ajouter une formation et / ou une qualification dans le dossier du salarié

Travaux dirigés

  • Affichage Synthèse (blocs)

Permuter l’affichage

Accéder au mode « Edition »

Configurer l’affichage du dossier

  • Création d’un nouveau dossier

Identifier les 3 méthodes principales

Utiliser la recherche homonymique

Ajouter les informations concernant l’employeur

  • Outils et alertes

File d’attente

Envoyer en file d’attente

Ajouter un commentaire (facultatif)

Accéder à la file d’attente

Ouvrir une consultation

Box du salarié

Consulter l’arborescence

Accéder aux options d’affichage de l’arborescence

Ajouter un document dans un répertoire de la box

Utiliser le glisser / déposer

Envoyer un courrier

Accéder à la fenêtre d’envoi d’un courrier (mailing)

Cocher les options d’envoi (publipostage, mail et box)

Lancer l’édition et / ou l’envoi par mail

Alertes

Identifier les différentes alertes « salarié » : champ personnalisé, alerte en saisie libre, expositions constatées et déclarées, risque de pénibilité, Handicap, éligibilité au questionnaire EVREST, multi-employeur, arrêt de travail et maladie professionnelle, examens et formations

  • L’onglet « Accueil »

Mot de passe

Modifier son mot de passe

Vérifier le niveau de sécurité du mot de passe

Notes de version

Consulter les notes de version (correctifs et nouveautés)

Mon affichage

Identifier les 3 modes d’affichage des fenêtres

Iconiser et restaurer les fenêtres

Utiliser l’accès rapide aux fenêtres ouvertes

Utiliser l’aide par mot clé (commande à rechercher)

Guides utilisateurs

Accéder à l’aide

Consulter les différents guides utilisateurs à partir de l’application

Quitter l’application

Verrouiller la session

Fermer toutes les fenêtres ouvertes

Quitter l’application et fermer la session

Quiz final

Public

Les utilisateurs du logiciel MEDTRA de profil métier (ou équivalent) : secrétaire et asssistant(e) médical(e) ; nombre de participants : 7 participants maximum.

Prérequis

Avoir participé à la formation présentant les modules fondamentaux.

Modalités et délais d'accès à la formation

La validation du devis déclenche la planification de la session. 

Il sera alors demandé de nous faire parvenir la liste des participants pour l'édition de la convention.

Les inscriptions sont considérées comme validées quand la convention de formation est retournée à l’équipe formation.

La convention doit être retournée une semaine avant le début de la formation.

Moyens pédagogiques

Le formateur intervient en alternant les séquences d’exposé structuré (présenté au vidéoprojecteur sous forme d’un diaporama) et les séquences d’exercices dirigés ; des temps d’échanges fréquents entre participants permettent une mise en commun de l’expérience dans un contexte interactif.

Un support pédagogique numérique est proposé à chaque participant.

Profil intervenant-es

L’intervenant est un formateur Axess Solutions Santé, expert du logiciel MEDTRA.

Il est capable de transmettre ses connaissances en adaptant son animation et le programme en fonction des profils métiers et du niveau des participants.

L'intervenant prend également en compte les nouvelles règlementations et les spécificités du service.

Moyens techniques

Chaque participant est installé face à un ordinateur et il dispose d’un compte MEDTRA (avec identifiant et mot de passe), d’une connexion Internet et d’un navigateur (Firefox, Chrome, Edge recommandés).

La salle de formation est équipée d’un vidéoprojecteur (ou d’une TV grand format).


 

Méthodes d'évaluation

L’intervenant propose des exercices dirigés variés tout au long de la journée ; ces exercices permettent d’évaluer à chaud le niveau des participants.

A la fin du module, une évaluation des apprentissages est proposée sous forme d’un questionnaire d’auto-évaluation individuel ; la correction est généralement un exercice collectif réalisé sous le contrôle du formateur.

Une feuille de présence est signée par chaque stagiaire pour chaque demi-journée ; cette feuille d’émargement est signée le matin puis en fin de journée.

Les appréciations des participants seront recueillies à l’issue de la session et à froid au bout de 3 mois via un questionnaire approprié. Nous solliciterons également les appréciations des référents de la société commanditaire au bout de trois mois également après la fin de la formation.

A l’issue de la formation, une attestation de réalisation de formation est mise à disposition de chaque participant.

Accessibilité aux personnes en situation de handicap

Nos formations sont accessibles pour les personnes en situation de handicap, contactez-nous pour évaluer les adaptations techniques et matérielles adaptées à vos besoins.

Pour plus d'informations, contactez Christine PELLERIN (mail : christine.pellerin@axess.fr, tél : 04 87 96 05 10 )