Planning et convocations

• Paramétrage du planning

Accéder au paramétrage
Configurer les horaires de travail (ajouter / dupliquer des plages horaires)
Générer le planning (utilisateur / période / vacation et informations)
Travaux dirigés

• Les 3 modes d’affichage du planning

Accéder et utiliser la présentation journalière / quotidienne
Accéder et utiliser la présentation hebdomadaire
Accéder et utiliser la présentation mensuelle

• Ajouter un rendez-vous

Vision journalière
Repérer la structure du planning quotidien : Plages horaires / Activité / Adhérent / Lieu de visite / Mode de visite / Salarié / Nature de visite / Type de convocation
Ajouter un adhérent / une collectivité
Ajouter un salarié / un agent
Astuces et conseils
Ajouter au planning un rendez-vous non nominatif
Bloquer / débloquer une ou plusieurs plage(s) horaire(s)
Copier / Coller / Coller jusqu’ici
Visualiser la colonne commentaires
Annuler un rendez-vous / supprimer une plage horaire
Utiliser les options d’affichage
Déplacer un rendez-vous (avec ou sans annulation)
Travaux dirigés

• Convocations

Générer les convocations
Générer une convocation à partir du planning journalier
Générer en lot les convocations à partir du planning journalier
Générer les convocations à partir de la liste des convocations
Envoyer les convocations
Envoyer une convocation à partir du planning journalier
Envoyer en lot les convocations à partir du planning journalier
Envoyer les convocations à partir de la liste des convocations
Travaux dirigés

• Liste des convocables

Accéder à la liste des convocables
Utiliser les critères de recherche basiques
Utiliser les critères de recherche complémentaires
Editer la liste des convocables
Affectation au planning
Rechercher les plages disponibles
Sélectionner les salariés à convoquer et les plages disponibles d’intérêt
Affecter au planning
Travaux dirigés

• Réservations

Accéder à l’outil Réservation
Ajouter une réservation
Rechercher et sélectionner les salariés à convoquer
Rechercher et sélectionner les plages horaires
Valider et éditer la réservation
Liste des réservations
Rechercher une réservation existante
Ouvrir et modifier une réservation
Affecter les salariés sur les plages horaires
Planning journalier et réservation
Ouvrir et modifier une réservation
Affecter les salariés sur les plages horaires

• Planning journalier

Légende des pictogrammes et des couleurs
Actions disponibles à partir du pictogramme (colonne info)
Créer une visite, un entretien, une activité en milieu de travail, une activité transversale
Envoyer en file d’attente
Recenser les absences
Consulter le dossier d’un adhérent et d’un salarié

• Gestion des absences

Recenser les absences sur le planning journalier
Générer les visites d’absences
Rechercher les absences recensées sur différents critères
Renseigner les champs obligatoires (conclusion et date de prochaine visite)
Générer les visites d’absence
Editer la lettre d’absentéisme (unitairement et en lot)
Travaux dirigés

• Synthèse

Afficher la synthèse
Rechercher les utilisateurs ou les profils
Utiliser les options d’affichage
Accéder au planning d’une ressource à partir de la synthèse
Partage du planning
Partager une plage horaire, une matinée, un après-midi, une journée
Annuler un partage

• Outils

Disponibilité
Rechercher les plages disponibles sur le planning d’une ressource
Utiliser les différents critères de recherche
Identifier les plages avec et sans salarié ; les plages anonymes
Afficher les résultats en utilisant les ruptures proposées
Accéder au planning d’une ressource à partir du tableau de résultats
Supprimer en lot / générer le planning
Supprimer en lot manuellement
Générer en lot manuellement
Ajouter des plages manuellement
Décaler / Dupliquer
Décaler : Couper / Coller une ou plusieurs plages horaires
Dupliquer : Copier / Coller une ou plusieurs plages horaires
Impression du planning journalier
Imprimer sur une période
Imprimer à la journée ou la demi-journée
Travaux dirigés

Gestion des salariés

• Liste des salariés

Accéder à la liste
Utiliser les principaux critères de recherche
Identifier les dossiers actifs et clôturés
Repérer les principaux boutons d’action de la liste

• Dossier d’un salarié

Identifier les éléments clés de l’onglet « Identité »
Ajouter des informations « individuelles » : praticiens, compétences, relations familiales, etc.
Connaître les options de transmission du dossier
Distinguer dans l’historique professionnel les emplois en cours et les emplois terminés
Identifier la structure de la carrière
Repérer les boutons d’actions et la légende
Réaliser les modifications les plus fréquentes dans la carrière affectant la nature de contrat, le poste et les fonctions et l’employeur
Distinguer une modification directe et une modification avec historique
Se créer des favoris dans le thésaurus des postes
Ajouter une formation et / ou une qualification dans le dossier du salarié
Travaux dirigés

• Affichage Synthèse (blocs)

Permuter l’affichage
Accéder au mode « Edition »
Configurer l’affichage du dossier

• Création d’un nouveau dossier

Identifier les 3 méthodes principales
Utiliser la recherche homonymique
Ajouter les informations concernant l’employeur

• Outils et alertes

File d’attente
Envoyer en file d’attente
Ajouter un commentaire (facultatif)
Accéder à la file d’attente
Ouvrir une consultation
Box du salarié
Consulter l’arborescence
Accéder aux options d’affichage de l’arborescence
Ajouter un document dans un répertoire de la box
Utiliser le glisser / déposer

Travaux dirigés
Envoyer un courrier
Accéder à la fenêtre d’envoi d’un courrier (mailing)
Cocher les options d’envoi (publipostage, mail et box)
Lancer l’édition et / ou l’envoi par mail
Alertes
Identifier les différentes alertes « salarié » : champ personnalisé, alerte en saisie libre, expositions constatées et déclarées, risque de pénibilité, Handicap, éligibilité au questionnaire EVREST, multi-employeur, arrêt de travail et maladie professionnelle, examens et formations

L’onglet « Accueil »
Mot de passe
Modifier son mot de passe
Vérifier le niveau de sécurité du mot de passe
Notes de version
Consulter les notes de version (correctifs et nouveautés)
Mon affichage
Identifier les 3 modes d’affichage des fenêtres
Iconiser et restaurer les fenêtres
Utiliser l’accès rapide aux fenêtres ouvertes
Utiliser l’aide par mot clé (commande à rechercher)
Guides utilisateurs
Accéder à l’aide
Consulter les différents guides utilisateurs à partir de l’application
Quitter l’application
Verrouiller la session
Fermer toutes les fenêtres ouvertes
Quitter l’application et fermer la session

Quiz final

Les utilisateurs du logiciel MEDTRA de profil métier (ou équivalent) : secrétaire et asssistant(e) médical(e) ; nombre de participants : 7 participants maximum.

Avoir participé à la formation présentant les modules fondamentaux.

La validation du devis déclenche la planification de la session. 

Il sera alors demandé de nous faire parvenir la liste des participants pour l'édition de la convention.

Les inscriptions sont considérées comme validées quand la convention de formation est retournée à l’équipe formation.

La convention doit être retournée une semaine avant le début de la formation.

Le formateur intervient en alternant les séquences d’exposé structuré (présenté au vidéoprojecteur sous forme d’un diaporama) et les séquences d’exercices dirigés ; des temps d’échanges fréquents entre participants permettent une mise en commun de l’expérience dans un contexte interactif.

Un support pédagogique numérique est proposé à chaque participant.

L’intervenant est un formateur Axess Solutions Santé, expert du logiciel MEDTRA.

Il est capable de transmettre ses connaissances en adaptant son animation et le programme en fonction des profils métiers et du niveau des participants.

L'intervenant prend également en compte les nouvelles règlementations et les spécificités du service.

A l'issue de chaque séance, chaque participant devra mettre en application les contenus abordés pendant la séance avec l'intervenant-e. Mise en pratique à partir de son environnement de test pour vérifier sa bonne compréhension et recenser les éventuelles questions subsidiaires. Ce travail devra être réalisé avant la séance suivante.?

Le temps à prévoir pour ces mises en application est d’un tiers de la séance suivie en général. Pour cette formation, il faut prévoir un temps de mise en pratique en autonomie de 2h, découpé en fonction du nombre de séances planifiées.?

Chaque participant est installé face à un ordinateur et il dispose d’un compte MEDTRA (avec identifiant et mot de passe), d’une connexion Internet et d’un navigateur (Firefox, Chrome, Edge recommandés).

En format distanciel, lorsque les apprenants sont dans la même salle, celle-ci doit être équipée d’un vidéoprojecteur (ou d’une TV grand format) et d’un équipement audio adapté pour la communication type « pieuvre » ou équivalent.

Lorsque les apprenants sont isolés, chacun doit disposer d’un équipement comprenant : camera / casque / micro adapté pour la communication et idéalement un deuxième écran.

Un lien vers l'outil de classe virtuelle vous sera envoyé avant chaque séance de formation, accompagné de la fiche pratique rappelant la méthode de connexion et les bonnes pratiques.

L’intervenant propose des exercices dirigés variés tout au long de la journée ; ces exercices permettent d’évaluer à chaud le niveau des participants.

A la fin du module, une évaluation des apprentissages est proposée sous forme d’un questionnaire d’auto-évaluation individuel ; la correction est généralement un exercice collectif réalisé sous le contrôle du formateur.

Une feuille de présence est signée par chaque stagiaire pour chaque demi-journée ; cette feuille d’émargement est signée le matin puis en fin de journée.

Les appréciations des participants seront recueillies à l’issue de la session et à froid au bout de 3 mois via un questionnaire approprié. Nous solliciterons également les appréciations des référents de la société commanditaire au bout de trois mois également après la fin de la formation.

A l’issue de la formation, une attestation de réalisation de formation est mise à disposition de chaque participant.

Nos formations sont accessibles pour les personnes en situation de handicap, contactez-nous pour évaluer les adaptations techniques et matérielles adaptées à vos besoins.