Le logiciel MEDTRA est un logiciel de gestion dédié à la Santé au travail.
La formation « Partie administrative et Facturation » est habituellement divisée en 5 volets qui sont présentés (ou non) selon les besoins du service de Santé au travail :
- Gestion des adhérents / collectivités
- Paramétrage
- Facturation
- Outils et impressions
- Transfert en comptabilité
Les principales fonctionnalités et éditions en lien avec les 5 volets ci-dessus sont présentées en détail pendant la journée de formation selon les besoins du service de santé.
Le formateur délivre des conseils et des astuces afin de faciliter l’utilisation du logiciel.
- Se connecter à l'application / naviguer dans l'application (notion de ruban) / quitter l’application.
- Rechercher des adhérents, créer / consulter / modifier un dossier adhérent, utiliser les alertes et les outils adhérents (box, mailing)
- Editer la D.O.E., saisir / mettre à jour / valider l'effectif déclaré
- Identifier les principaux éléments de paramétrage du module administratif
- Editer les appels de cotisation et chiffrer / valider les bordereaux
- Lancer la facturation automatique (à l'acte)
- Créer des factures manuelles (ponctuelles et rapides)
- Saisir des règlements, remboursements, avoirs, O.D., générer les prélèvements automatqiues
- Editer / rééditer un bordereau de remise en banque
- Générer et envoyer les relances
- Editer la justification des soldes tiers, l'échéancier, les relevés de compte, la liste des produits comptables, la T.V.A encaissée
- Transférer les écritires vers le logiciel de comptabilité
Programme
Présentation du logiciel :
Lancer / Se connecter au logiciel MEDTRA
Description de la fenêtre principale :
- Notion de ruban
- Identifier les onglets du ruban
Gestion des adhérents :
Liste des adhérents :
- Identifier et utiliser les principaux critères de recherche
- Description du tableau des résultats
- Identifier et utiliser les fonctionnalités automatiques
- Identifier les fonctionnalités proposées par l’aperçu avant impression
Dossier d’un adhérent :
- Ouvrir un dossier
- Identifier la structure en onglets du dossier : identité, adhésion, convocation, équipe, effectif, finance, compta, mémo, questionnaire et journal
- Repérer les éléments clés en particulier dans les onglets "Finance" et "Compta"
- Ajouter / modifier les éléments sur lesquels j’ai des droits
- Accéder à la liste nominative des salariés
Travaux dirigés :
- Recherche le nombre d’adhérents actifs
- Exporter la liste des adhérents vers Excel
- Identifier le type et le mode d’envoi des convocations d’un adhérent
- Consulter le dernier effectif déclaré par l’employeur
- Accéder à la liste nominative des salariés actifs
Outils et alertes Adhérent
Box de l’adhérent :
- Consulter l’arborescence
- Accéder aux options d’affichage de l’arborescence
- Ajouter un document dans un répertoire de la box
Envoyer un courrier :
- Accéder à la fenêtre d’envoi d’un courrier (mailing)
- Cocher les options d’envoi (publipostage, mail et box)
- Lancer l’édition et / ou l’envoi par mail
- Identifier des éléments de publipostage
Alertes :
- Identifier les différentes alertes « adhérent » : champ personnalisé, effectif déclaré non à jour, alerte en saisie libre, pictogramme des maisons mères / filles
- Affectation en lot : rechercher les adhérents, attribuer les nouveaux critères d'affectation, valider la nouvelle affectation
Travaux dirigés :
- Ajouter un document dans la box Adhérent
- Renommer le document déposé
- Affecter en lot des nouveaux référents dans plusieurs dossiers d'adhérents
Gestion des effectifs
Nouvelle campagne :
- Sélectionner les critères de recherche
- Rechercher les D.O.E.
- Enregistrer les D.O.E.
- Saisir l’effectif déclaré
- Imprimer / rééditer / relancer la D.O.E
- Modifier le statut de l’adhérent
Liste des effectifs non à jour :
- Rechercher les adhérents dont l’effectif n’est pas à jour
- Imprimer la liste
- Consulter le dossier d’un adhérent
- Saisir l’effectif déclaré
- Affecter en lot l’effectif (réel, suivi, déclaré)
Travaux dirigés :
- Rechercher les adhérents pour lesquels vous souhaitez mettre à jour l’effectif déclaré,
- Enregistrer la D.O.E.,
- Mettre à jour l’effectif déclaré
Paramétrage :
- Accès aux éléments paramétrables
- Liste des banques : consulter la liste, Ajouter / modifier / archiver une fiche banque
- Liste des modes de paiement : Consulter la liste, Ajouter / modifier / supprimer un mode de paiement
- Liste des types de factures : Consulter la liste, Ajouter / modifier / archiver un type de facture
- Liste des taux de T.V.A. : Consulter la liste, Ajouter / modifier / archiver un taux de T.V.A.
- Liste des articles : Consulter la liste, Ajouter / modifier / archiver un article
- Liste des profils de facturation : Consulter la liste, Ajouter / modifier / archiver un profil, Affecter en lot un profil de facturation
Facturation :
Appel de cotisation :
- Rechercher / éditer les appels de cotisation
- Enregistrer les appels de cotisation
- Chiffrer un appel de cotisation
- Rechercher et valider (manuellement ou de façon automatique) / supprimer les appels de cotisation via la liste des bordereaux
- Rééditer les appels de cotisation
- Modifier le statut de certains adhérents
Travaux dirigés :
- Rechercher un adhérent pour lequel on souhaite éditer un appel de cotisation,
- Editer puis enregistrer l’appel de cotisation
Facturation automatique :
- Rechercher les prestations à facturer
- Lancer la facturation
- Enregistrer les factures
Travaux dirigés :
- Rechercher les prestations à facturer
- Lancer la facturation
Facturation manuelle :
- Ajouter une facture ponctuelle
- Utiliser l’article « Commentaire »
- Enregistrer une préfacture / facture
- Ajouter une facture rapide
- Solder la facture via un règlement
Travaux dirigés :
- Créer une préfacture et la transformer en facture
- Créer une facture rapide et la solder par un règlement
Liste des factures :
- Consulter la liste des factures
- Saisir un règlement
- Chiffrer un appel de cotisation
- Créer un avoir sur une facture
Créer un avoir : complet ou partiel
Ajouter un règlement :
- Sélectionner la (ou les) pièce(s)
- Renseigner le détail de l’opération et le montant du règlement
- Effectuer un remboursement
- Supprimer / annuler un règlement
- Générer les prélèvements automatiques
Créer une O.D. : de perte ou de profit
Remise en banque :
- Editer / rééditer un bordereau
- Iconiser et restaurer les fenêtres
- Utiliser l’accès rapide aux fenêtres ouvertes
- Utiliser l’aide par mot clé (commande à rechercher)
Travaux dirigés :
- Créer un avoir complet à partir de la liste des factures
- Ajouter un règlement par chèque en renseignant le détail de l’opération
- Editer un bordereau de remise en banque
Outils et impression
Outil de lettrage :
- Accéder à l’outil de lettrage
- Réaliser le lettrage manuellement
- Utiliser le lettrage automatique (lettrage combinatoire)
Outil d'affectation en lot :
- Rechercher des adhérents en sélectionnant les critères d’intérêt
- Affecter un nouveau profil de facturation en lot
Echéancier :
- Rechercher les adhérents en sélectionnant les critères d’intérêt
- Editer l’échéancier
Relances :
- Accéder au module de relance
- Rechercher les pièces à relancer
- Imprimer la liste des pièces à relancer
- Générer les lettres de relance
- Envoyer les relances (par courrier ou email)
- Modifier les textes des relances selon leur niveau
- Changer en lot le statut des adhérents ayant atteint le niveau maximum de relance
Situation des soldes de tiers : Rechercher les adhérents, éditer le tableau
Justification des comptes de tiers : Rechercher les compts de tiers, exporter les résultats
Relevés de comptes : Rechercher les adhérents et éditer les relevés
T.V.A. encaissée : rechercher la T.V.A. par date de remise en banque, nom de banque, éditer le tableau détails ou cumul jour
Travaux dirigés :
- Editer un échéancier chiffré ou non, rechercher les factures à relancer
- Exporter (au format PDF) la justification des comptes de tiers sur la période de votre choix
Transfert en comptabilité
Impression des journaux :
- Editer le journal des ventes
- Editer le journal des règlements
- Editer le journal des O.D.
Consultation des comptes de produits :
- Sélectionner une période de référence
- Utiliser les filtres proposés pour affiner la recherche
- Exporter les résultats au format PDF ou Excel
Transfert en comptabilité :
- Contrôler les écritures
- Afficher les écritures à transférer
- Générer le fichier de transfert
- Relancer / annuler un export
Public
Tous les utilisateurs du logiciel MEDTRA faisant partie du personnel administratif et assimilés ; nombre de participants : 5 participants maximum.
Prérequis
Maîtriser le clavier et la souris et avoir une bonne connaissance de l’environnement Windows.
Modalités et délais d'accès à la formation
La validation du devis déclenche la planification de la session.
Il sera alors demandé de nous faire parvenir la liste des participants pour l'édition de la convention.
Les inscriptions sont considérées comme validées quand la convention de formation est retournée à l’équipe formation.
La convention doit être retournée une semaine avant le début de la formation.
Moyens pédagogiques
Le formateur intervient en alternant les séquences d’exposé structuré (présenté au vidéoprojecteur sous forme d’un diaporama) et les séquences d’exercices dirigés ; des temps d’échanges fréquents entre participants permettent une mise en commun de l’expérience dans un contexte interactif.
Un support pédagogique numérique est proposé à chaque participant.
Profil intervenant-es
L’intervenant est un formateur Axess Solutions Santé, expert du logiciel MEDTRA.
Il est capable de transmettre ses connaissances en adaptant son animation et le programme en fonction des profils métiers et du niveau des participants.
L'intervenant prend également en compte les nouvelles règlementations et les spécificités du service.
Travaux à faire pour les formations ouvertes et/ou à distance
A l'issue de chaque séance, chaque participant devra mettre en application les contenus abordés pendant la séance avec l'intervenant-e. Mise en pratique à partir de son environnement de test pour vérifier sa bonne compréhension et recenser les éventuelles questions subsidiaires. Ce travail devra être réalisé avant la séance suivante.
Moyens techniques
Chaque participant est installé face à un ordinateur et il dispose d’un compte MEDTRA (avec identifiant et mot de passe).
La salle de formation est équipée d’un vidéoprojecteur (ou d’une TV grand format).
En format distanciel, lorsque les apprenants sont dans la même salle, celle-ci doit être équipée d’un vidéoprojecteur (ou d’une TV grand format) et d’un équipement audio adapté pour la communication type « pieuvre » ou équivalent.
Lorsque les apprenants sont isolés, chacun doit disposer d’un équipement comprenant : camera / casque / micro adapté pour la communication et idéalement un deuxième écran.
Un lien vers l'outil de classe virtuelle vous sera envoyé avant chaque séance de formation, accompagné de la fiche pratique rappelant la méthode de connexion et les bonnes pratiques.
Méthodes d'évaluation
L’intervenant propose des exercices dirigés variés tout au long de la journée ; ces exercices permettent d’évaluer à chaud le niveau des participants.
A la fin du module, une évaluation des apprentissages est proposée sous forme d’un questionnaire d’auto-évaluation individuel ; la correction est généralement un exercice collectif réalisé sous le contrôle du formateur.
Une feuille de présence est signée par chaque stagiaire pour chaque demi-journée ; cette feuille d’émargement est signée le matin puis en fin de journée.
Les appréciations des participants seront recueillies à l’issue de la session et à froid au bout de 3 mois via un questionnaire approprié. Nous solliciterons également les appréciations des référents de la société commanditaire au bout de trois mois également après la fin de la formation.
A l’issue de la formation, un certificat de réalisation de formation est mis à disposition de chaque participant.
Accessibilité aux personnes en situation de handicap
Nos formations sont accessibles pour les personnes en situation de handicap, contactez-nous pour évaluer les adaptations techniques et matérielles adaptées à vos besoins.
Pour plus d'informations, contactez Christine PELLERIN (mail : christine.pellerin@axess.fr, tél : 04 87 96 05 10 )