Présentation du planning

Paramétrage du planning :

• Accéder au paramétrage
• Configurer les horaires de travail (ajouter / dupliquer des plages horaires)
• Générer le planning (utilisateur / période / vacation et informations)

Travaux dirigés : configurer les horaires et paramétrer le planning d'un utilisateur

Les 3 modes d’affichage du planning :

• Accéder et utiliser la présentation journalière / quotidienne
• Accéder et utiliser la présentation hebdomadaire
• Accéder et utiliser la présentation mensuelle

Ajouter un rendez vous

Vision journalière :

• Repérer la structure du planning quotidien : Plages horaires / Activité / Adhérent / Lieu de visite / Mode de visite / Salarié / Nature de visite / Type de convocation
• Ajouter un adhérent
• Ajouter un salarié

Astuces et conseils :

• Ajouter au planning un rendez-vous non nominatif
• Bloquer / débloquer une ou plusieurs plage(s) horaire(s)
• Copier / Coller / Coller jusqu’ici
• Visualiser la colonne commentaires
• Annuler un rendez-vous / supprimer une plage horaire
• Utiliser les options d’affichage
• Déplacer un rendez-vous (avec ou sans annulation)

Travaux dirigés : ajouter / annuler des rendez-vous en utilisant différentes méthodes

Convocations

Générer les convocations :

• Générer une convocation à partir du planning journalier
• Générer en lot les convocations à partir du planning journalier
• Générer les convocations à partir de la liste des convocations

Envoyer les convocations :

• Envoyer une convocation à partir du planning journalier
• Envoyer en lot les convocations à partir du planning journalier
• Envoyer les convocations à partir de la liste des convocations

Travaux dirigés : préparer et envoyer les convocations unitairement et en lot

Liste des convocables

Accéder à la liste des convocables :

• Utiliser les critères de recherche basiques
• Utiliser les critères de recherche complémentaires
• Editer la liste des convocables

Affectation au planning :

• Rechercher les plages disponibles
• Sélectionner les salariés à convoquer et les plages disponibles d’intérêt
• Affecter au planning

Travaux dirigés : rechercher les convocables, éditer la liste et affecter au planning les salariés à convoquer

Réservations :

Accéder à l’outil Réservation

Ajouter une réservation :

• Rechercher et sélectionner les salariés à convoquer
• Rechercher et sélectionner les plages horaires
• Valider et éditer la réservation

Liste des réservations :

• Rechercher une réservation existante
• Ouvrir et modifier une réservation
• Affecter les salariés sur les plages horaires

Planning journalier et réservation :

• Ouvrir et modifier une réservation
• Affecter les salariés sur les plages horaires

Planning journalier

Légende des pictogrammes et des couleurs

Actions disponibles à partir du pictogramme (colonne info) :

• Créer une visite, un entretien, une activité en milieu de travail, une activité transversale
• Envoyer en file d’attente
• Recenser les absences
• Consulter le dossier d’un adhérent et d’un salarié

Gestion des absences

Recenser les absences sur le planning journalier

Générer les visites d’absences :

• Rechercher les absences recensées sur différents critères
• Renseigner les champs obligatoires (conclusion et date de prochaine visite)
• Générer les visites d’absence

Editer la lettre d’absentéisme (unitairement et en lot)

Travaux dirigés : recenser les absences, générer les visites d’absences et éditer la lettre d’absentéisme

Synthèse

Afficher la synthèse :

• Rechercher les utilisateurs ou les profils
• Utiliser les options d’affichage
• Accéder au planning d’une ressource à partir de la synthèse

Partage du planning :

• Partager une plage horaire, une matinée, un après-midi, une journée
• Annuler un partage

Outils

Disponibilité :

• Rechercher les plages disponibles sur le planning d’une ressource
• Utiliser les différents critères de recherche
• Identifier les plages avec et sans salarié ; les plages anonymes
• Afficher les résultats en utilisant les ruptures proposées
• Accéder au planning d’une ressource à partir du tableau de résultats

Supprimer en lot / générer le planning :

• Supprimer en lot manuellement
• Générer en lot manuellement
• Ajouter des plages manuellement

Décaler / Dupliquer :

• Décaler : Couper / Coller une ou plusieurs plages horaires
• Dupliquer : Copier / Coller une ou plusieurs plages horaires

Impression du planning journalier :

• Imprimer sur une période
• Imprimer à la journée ou la demi-journée

Notes de frais :

• Accéder à la liste des notes de frais
• Ajouter une note de frais

Travaux dirigés : rechercher les plages disponibles sur le planning d’une ressource, supprimer en lot manuellement une période du planning, éditer le planning

Les utilisateurs (Secrétaires, Assistantes, Infirmier(e)s et Médecins) qui planifient dans le logiciel MEDTRA des rendez-vous (pour les consultations et examens complémentaires) ; nombre de participants : 7 personnes maximum.

Maîtriser le clavier et la souris et avoir une bonne connaissance de l’environnement Windows.

Avoir suivi le module "Notions de base" dans son intégralité.

La validation du devis déclenche la planification de la session. 

Il sera alors demandé de nous faire parvenir la liste des participants pour l'édition de la convention.

Les inscriptions sont considérées comme validées quand la convention de formation est retournée à l’équipe formation.

La convention doit être retournée une semaine avant le début de la formation.

Le formateur intervient en alternant les séquences d’exposé structuré (présenté au vidéoprojecteur sous forme d’un diaporama) et les séquences d’exercices dirigés ; des temps d’échanges fréquents entre participants permettent une mise en commun de l’expérience dans un contexte interactif.

Un support pédagogique numérique est proposé à chaque participant.

L’intervenant est un formateur Axess Solutions Santé, expert du logiciel MEDTRA.

Il est capable de transmettre ses connaissances en adaptant son animation et le programme en fonction des profils métiers et du niveau des participants.

L'intervenant prend également en compte les nouvelles règlementations et les spécificités du service.

Chaque participant est installé face à un ordinateur et il dispose d’un compte MEDTRA (avec identifiant et mot de passe), d’une connexion Internet et d’un navigateur (Firefox, Chrome, Edge recommandés).

La salle de formation est équipée d’un vidéoprojecteur (ou d’une TV grand format).

L’intervenant propose des exercices dirigés variés tout au long de la journée ; ces exercices permettent d’évaluer à chaud le niveau des participants.

A la fin du module, une évaluation des apprentissages est proposée sous forme d’un questionnaire d’auto-évaluation individuel ; la correction est généralement un exercice collectif réalisé sous le contrôle du formateur.

Une feuille de présence est signée par chaque stagiaire pour chaque demi-journée ; cette feuille d’émargement est signée le matin puis en fin de journée.

Les appréciations des participants seront recueillies à l’issue de la session et à froid au bout de 3 mois via un questionnaire approprié. Nous solliciterons également les appréciations des référents de la société commanditaire au bout de trois mois également après la fin de la formation.

A l’issue de la formation, une attestation de réalisation de formation est mise à disposition de chaque participant.

Nos formations sont accessibles pour les personnes en situation de handicap, contactez-nous pour évaluer les adaptations techniques et matérielles adaptées à vos besoins.