Notes, Absences et administration

Objectifs

Administrer son logiciel

  • Gérer les bases de données : Créer les matières, ajouter des logos, importer / mettre à jour les élèves 
  • Créer des profils avec des droits spécifiques, affectation des profils aux utilisateurs
  • Utiliser l'outil assistant photo pour affecter les photos des élèves pour les trombinoscopes et les bulletins
  • Paramétrer l'envoi des courriers aux deux responsables de l'élève si nécessaire

Administrer son logiciel de notes : 

  • Paramétrage des synthèses de classe en fonction des besoins de l'établissement
  • Vérifier et modifier les synthèses pour que les enseignants puissent saisir les notes 
  • Saisir les appréciations pour préparer les conseils de classe
  • Créer les compétences en fonction du référentiel et les affecter aux classes et aux enseignants
  • Paramétrer et imprimer les bulletins de notes

Administrer son logiciel de suivi des absences:

  • Initialiser et administrer son logiciel d'absence : créer les motifs d'absences utiles
  • Rentrer les absences et retards dans l'outil
  • Créer et utiliser des modèles types de publipostage liés aux absences et retards (courrier aux parents, lettres types)
  • Saisir et suivre les incidents, punitions et sanctions dans l'outil pour avoir une traçabilité

Programme

Pour chaque point abordé, il y a une alternance entre démontration par le formateur et mise en pratique par les participants

Administrer son logiciel (1/2 journée)

  • Brainstorming : de quoi ais-je besoin pour mon logiciel
  • Gérer les bases de données :
    • Créer les matières,
    • Ajouter des logos,
    • Importer / mettre à jour les élèves 
  • Créer des profils :
    • Attribution des droits spécifiques,
    • affectation des profils aux utilisateurs
    • Création de nouveaux utilisateurs
  • Utiliser l'outil assistant photo pour affecter les photos des élèves pour les trombinoscopes et les bulletins :
    • Affecter les photos des élèves manuellement
    • Affecter les photos des élèves automatiquement
    • Editer les trombinoscopes
  • Paramétrer l'envoi des courriers aux deux responsables de l'élève si nécessaire

Administrer son logiciel de notes : (1 journée)

  • Brainstorming : de quoi ais-je besoin pour mon activité de saisie des notes
  • Paramétrage des synthèses de classe en fonction des besoins de l'établissement
    • Activation et verrouillage des périodes

    • Paramétrage des publications.

  • Vérifier et modifier les synthèses pour que les enseignants puissent saisir les notes 
    • Dossiers – Dossiers des synthèses

    • Coefficients, sous-matières

    • Moyennes intermédiaires

    • Périodes

    • Le coenseignement

    • L’utilisation des assistants

    • Les périodes d’examen

    • Création d’une liste d’élèves à partir de la synthèse

       

  • Saisir les appréciations pour préparer les conseils de classe
    • Saisie des observations du conseil de classe et des avis
  • Créer les compétences en fonction du référentiel et les affecter aux classes et aux enseignants
    • Paramétrages de projets éducatifs

    • Saisie des compétences de fin de cycle depuis le portail

    • Compétences

       

  • Paramétrer et imprimer les bulletins de notes
    • Le bulletin classique

    • Bulletin des collèges

    • Relevés de Notes

    • En-têtes personnalisés

    • L’impression des bulletins et relevés de notes

       

Administrer son logiciel de suivi des absences: (1 journée)

  • Brainstorming : de quoi ais-je besoin pour mon activité de suivi des absences
  • Initialiser et administrer son logiciel d'absence : créer les motifs d'absences utiles
    • Calendrier.

    • Regroupements statistiques.

    • Motifs élèves.

    • Gommettes.

    • Alertes.

    • Incidents et Sanctions et punitions.

    • CPE.

    • Absences et retards

  • Rentrer les absences et retards dans l'outil
    • Saisie individuelle des absences

    • Saisie hebdomadaire des absences.

    • Saisie des retards.

    • Saisie d’une dispense

  • Créer et utiliser des modèles types de publipostage liés aux absences et retards (courrier aux parents, lettres types)
    • Gommettes et Mémo.

    • Les Alertes.

    • Être en relation avec les responsables pour les absences : lettres types et publipostages.

    • Création d’une lettre type..

    • Le publipostage.

    • Publiposter.

    • L’Assistant de publipostage.

  • Saisir et suivre les incidents, punitions et sanctions dans l'outil pour avoir une traçabilité
    • Saisie des incidents.

    • Saisie des sanctions

Quiz final

Public

  • Enseignants, 
  • CPE, 
  • Responsables de niveaux
  • Adjoints

Prérequis

  • Connaissances de base d’utilisation d’un PC sous Windows et de navigation sur internet

Accessibilité aux personnes en situation de handicap

Nos formations sont accessibles pour les personnes en situation de handicap, contactez-nous pour évaluer les adaptations techniques et matérielles adaptées à vos besoins. Pour plus d'informations, contactez Monsieur Renan TREHIOU (mail : renan.trehiou@axess.fr, tél : 04 72 56 27 25 )

Modalités et délais d'accès

L’inscription se fait par mail auprès de renan.trehiou@axess.fr, par téléphone au 04.72.56.27.25 ou sur le site web formation-education.axess.fr

L’inscription est considérée comme validée quand la convention de formation est retournée à l’équipe formation sous réserve de nombre de places disponibles.

Moyens pédagogiques

Le formateur intervient en alternant les séquences d’exposés structurés présenté par le biais d’un support numérique et les séquences d’exercices dirigés.

Le support sera mis à disposition sur votre espace client. 

Profil intervenant-es

Nos formateurs accompagnent les établissements scolaires à l'utilisation du logiciel depuis plus de 10 ans et ont une solide connaissance du milieu de l'éducation nationale. Ils sont en contact permanent avec le terrain par leur implication au niveau du service assistance. 

Travaux à faire pour les formations ouvertes et/ou à distance

A l'issue de chaque séance, chaque participant devra mettre en application les contenus abordés pendant la séance avec l'intervenant-e. Mise en pratique à partir de cas issus de son activité quotidienne pour vérifier sa bonne compréhension et recenser les éventuelles questions subsidiaires. Ce travail devra être réalisé avant la séance suivante. 

Le temps à prévoir pour ces mises en application est de la moitié de la séance suivie en général. Pour une formation de 6 heures par exemple, il faut prévoir un temps de mise en pratique en autonomie de 3h, découpé en fonction du nombre de séances planifiées. 

Moyens techniques

La limite des participants est fixée à 6 stagiaires

En présentiel:

  • Nous vous mettons à disposition une salle avec vidéoprojecteur et un accès internet (filaire ou WIFI) pour le formateur,
  • Merci de venir avec votre ordinateur portable compatible Wifi et avec un navigateur internet et à jour (Firefox, Chrome, Edge)

En distanciel (apprenants dans la même salle) :

  • Idem + équipement audio adapté pour la communication type pieuvre et vidéoprojecteur.

En distanciel : (apprenants isolés) :

  • Un poste de travail équipé d'UnDeuxTemps par participant + un équipement camera/casque/micro adapté pour la communication et idéalement un deuxième écran

Méthodes d'évaluation

La présence à l’ensemble des demi-journées de formation est nécessaire pour l’atteinte des objectifs de la formation. Les stagiaires et l’intervenante seront ainsi tenus de signer une feuille d’émargement pour chaque demi-journée de formation.

Les compétences seront évaluées par un quiz de fin de formation.

Les appréciations des participants seront recueillies à l’issue de la session et à froid au bout de 3 mois via un questionnaire approprié. Nous solliciterons également les appréciations des référents de la société commanditaire au bout de trois mois également après la fin de la formation.