MEDTRA-Notions de base-Distanciel

Le logiciel MEDTRA est un logiciel de gestion dédié à la Santé au travail.

La formation « Notions de base » débute habituellement par les différents modes de connexion et une présentation générale du logiciel.

Les principales fonctionnalités et éditions en lien avec la gestion des adhérents / collectivités / services et la gestion des salariés / agents sont présentées en détail.

Le formateur délivre des conseils et des astuces afin de faciliter l’utilisation du logiciel.

Objectifs
  • Se connecter à l'application / naviguer dans l'application (notion de ruban) / quitter l’application.
  • Rechercher des adhérents, créer / consulter / modifier un dossier adhérent, utiliser les alertes et les outils adhérents
  • Rechercher des salariés, créer / consulter / modifier un dossier salarié
  • Accéder aux fonctionnalités transversales de l'onglet Accueil (changer son mot de passe, accéder aux guides Utilisateur du logiciel, etc.)

 

Programme

Présentation du logiciel :

Lancer / Se connecter au logiciel MEDTRA

Description de la fenêtre principale :

  • Notion de ruban
  • Identifier les onglets du ruban

Gestion des adhérents :

Liste des adhérents :

  • Identifier et utiliser les principaux critères de recherche
  • Description du tableau des résultats
  • Identifier et utiliser les fonctionnalités automatiques
  • Identifier les fonctionnalités proposées par l’aperçu avant impression

Dossier d’un adhérent :

  • Ouvrir un dossier
  • Identifier la structure en onglets du dossier : identité, adhésion, convocation, équipe, effectif, finance, compta, mémo, questionnaire et journal
  • Repérer les éléments clés dans chaque onglet
  • Ajouter / modifier les éléments sur lesquels j’ai des droits suffisants
  • Accéder à la liste nominative des salariés
  • Consulter le suivi médical, le suivi des rendez-vous et les statistiques

Travaux dirigés :

  • Recherche le nombre d’adhérents actifs
  • Exporter la liste des adhérents vers Excel
  • Identifier le type et le mode d’envoi des convocations d’un adhérent
  • Consulter le dernier effectif déclaré par l’employeur
  • Accéder à la liste nominative des salariés actifs

Outils et alertes Adhérent

Box de l’adhérent :

  • Consulter l’arborescence
  • Accéder aux options d’affichage de l’arborescence
  • Ajouter un document dans un répertoire de la box

Envoyer un courrier :

  • Accéder à la fenêtre d’envoi d’un courrier (mailing)
  • Cocher les options d’envoi (publipostage, mail et box)
  • Lancer l’édition et / ou l’envoi par mail
  • Identifier des éléments de publipostage

Prévention :

  • Consulter les interventions (A.M.T. et Prévention)
  • Consulter les demandes d’intervention
  • Accéder à la dernière Fiche Entreprise (via module Fiche Entreprise)

Représentations graphiques :

  • Consulter la liste des visites
  • Utiliser les critères de recherche
  • Représenter graphiquement la liste des résultats
  • Utiliser les options graphiques

Alertes :

  • Identifier les différentes alertes « adhérent » : champ personnalisé, effectif déclaré non à jour, alerte en saisie libre, pictogramme des maisons mères / filles

Travaux dirigés :

  • Ajouter un document dans la box Adhérent
  • Renommer le document déposé
  • Consulter les actions de prévention réalisées pour un adhérent
  • Consulter la liste des visites d’un adhérent

Gestion des salariés

Liste des salariés :

  • Accéder à la liste
  • Utiliser les principaux critères de recherche
  • Identifier les dossiers actifs et clôturés
  • Repérer les principaux boutons d’action de la liste

Dossier d’un salarié :

  • Identifier les éléments clés de l’onglet « Identité »
  • Ajouter des informations « individuelles » : praticiens, compétences, relations familiales, etc.
  • Connaître les options de transmission du dossier
  • Distinguer dans l’historique professionnel les emplois en cours et les emplois terminés
  • Identifier la structure de la carrière
  • Repérer les boutons d’actions et la légende
  • Réaliser les modifications les plus fréquentes dans la carrière affectant la nature de contrat, le poste et les fonctions et l’employeur
  • Distinguer une modification directe et une modification avec historique
  • Se créer des favoris dans le thésaurus des postes
  • Ajouter une formation et / ou une qualification dans le dossier du salarié

Travaux dirigés :

  • Modifier la nature de contrat
  • Modifier le poste (et la fonction) de la carrière
  • Ajouter un poste dans ses favoris
  • Modifier un contrat et un poste avec conservation d’historique
  • Changer d'employeur avec ou sans changement de poste

Dossier d’un salarié :

  • Ajouter une exposition déclarée (ajout en lot)
  • Ajouter et répondre à un échange
  • Connaître la signification d’un échange type « Avec l’employeur »
  • Ajouter un arrêt
  • Consulter les contraintes et préférences de convocation ainsi que l’historique des consultations et des convocations
  • Utiliser les options d’affichage de l’onglet « Rendez-vous »
  • Ajouter une consultation à partir du dossier
  • Ajouter un examen : biométrie, un examen de base (audiométrie, visiométrie, spirométrie), un examen complémentaire, un vaccin
  • Distinguer l’ajout unitaire et l’ajout en lot
  • Exporter vers un appareillage compatible et importer les résultats dans MEDTRA

Travaux dirigés :

  • Ajouter une exposition déclarée par l’employeur
  • Ajouter une biométrie
  • Ajouter un examen de type « Audiométrie »
  • Ajouter un vaccin

Affichage Synthèse (blocs) :

  • Permuter l’affichage
  • Accéder au mode « Edition »
  • Configurer l’affichage du dossier

Création d’un nouveau dossier :

  • Identifier les 3 méthodes principales
  • Utiliser la recherche homonymique
  • Ajouter les informations concernant l’employeur

Outils et alertes salarié

File d’attente :

  • Envoyer en file d’attente
  • Ajouter un commentaire (facultatif)
  • Accéder à la file d’attente
  • Ouvrir une consultation

Box du salarié :

  • Consulter l’arborescence
  • Accéder aux options d’affichage de l’arborescence
  • Ajouter un document dans un répertoire de la box
  • Utiliser le glisser / déposer

Envoyer un courrier :

  • Accéder à la fenêtre d’envoi d’un courrier (mailing)
  • Cocher les options d’envoi (publipostage, mail et box)
  • Lancer l’édition et / ou l’envoi par mail

Alertes :

  • Identifier les différentes alertes « salarié » : champ personnalisé, alerte en saisie libre, expositions constatées et déclarées, risque de pénibilité, Handicap, éligibilité au questionnaire EVREST, multi-employeur, arrêt de travail et maladie professionnelle, examens et formations

L'onglet "Accueil"

Synchronisation :

  • Lancer la synchronisation
  • Conseils

Messagerie :

  • Accéder à la boîte de réception
  • Envoyer un message

Listes des documents dans les boxs :

  • Utiliser les critères de recherche : types de box, utilisateur, etc.
  • Lancer la recherche
  • Boutons d’action disponibles dans la liste des résultats

Liens utiles :

  • Accéder aux liens utiles
  • Identifier les 3 types de liens
  • Utiliser les liens

Mot de passe :

  • Modifier son mot de passe
  • Vérifier le niveau de sécurité du mot de passe

Notes de version :

  • Consulter les notes de version (correctifs et nouveautés)

Mon affichage :

  • Identifier les 3 modes d’affichage des fenêtres
  • Iconiser et restaurer les fenêtres
  • Utiliser l’accès rapide aux fenêtres ouvertes
  • Utiliser l’aide par mot clé (commande à rechercher)

Guides utilisateurs :

  • Accéder à l’aide
  • Consulter les différents guides utilisateurs à partir de l’application

Quitter l’application :

  • Verrouiller la session
  • Fermer toutes les fenêtres ouvertes
  • Quitter l’application et fermer la session

Travaux dirigés :

  • Accéder aux liens utiles
  • Changer son mot de passe
  • Accéder aux guides utilisateur
  • Quitter l'application (et fermer la session)

 

 

 

Public

Tous les utilisateurs du logiciel MEDTRA (secrétaire et asssistant(e) médical(e), médecin, infirmièr(e), préventeur, etc.) ; nombre de participants : 5 participants maximum.

Prérequis

Maîtriser le clavier et la souris et avoir une bonne connaissance de l’environnement Windows.

Accessibilité aux personnes en situation de handicap

Nos formations sont accessibles pour les personnes en situation de handicap, contactez-nous pour évaluer les adaptations techniques et matérielles adaptées à vos besoins.

Pour plus d'informations, contactez Madame Christine PELLERIN (mail : christine.pellerin@axess.fr, tél : 04 87 96 05 10 )

Modalités et délais d'accès

La validation du devis déclenche la planification de la session. 

Il sera alors demandé de nous faire parvenir la liste des participants pour l'édition de la convention.

Les inscriptions sont considérées comme validées quand la convention de formation est retournée à l’équipe formation.

La convention doit être retournée une semaine avant le début de la formation.

Moyens pédagogiques

Le formateur intervient en alternant les séquences d’exposé structuré (présenté au vidéoprojecteur sous forme d’un diaporama) et les séquences d’exercices dirigés ; des temps d’échanges fréquents entre participants permettent une mise en commun de l’expérience dans un contexte interactif.

Un support pédagogique numérique est proposé à chaque participant.
 

Profil intervenant-es

L’intervenant est un formateur Axess Solutions Santé, expert du logiciel MEDTRA.

Il est capable de transmettre ses connaissances en adaptant son animation et le programme en fonction des profils métiers et du niveau des participants.

L'intervenant prend également en compte les nouvelles règlementations et les spécificités du service.

Travaux à faire pour les formations ouvertes et/ou à distance

A l'issue de chaque séance, chaque participant devra mettre en application les contenus abordés pendant la séance avec l'intervenant-e. Mise en pratique à partir de son environnement de test pour vérifier sa bonne compréhension et recenser les éventuelles questions subsidiaires. Ce travail devra être réalisé avant la séance suivante.

Moyens techniques

Chaque participant est installé face à un ordinateur et il dispose d’un compte MEDTRA (avec identifiant et mot de passe).

La salle de formation est équipée d’un vidéoprojecteur (ou d’une TV grand format).

En format distanciel, lorsque les apprenants sont dans la même salle, celle-ci doit être équipée d’un vidéoprojecteur (ou d’une TV grand format) et d’un équipement audio adapté pour la communication type « pieuvre » ou équivalent.

Lorsque les apprenants sont isolés, chacun doit disposer d’un équipement comprenant : camera / casque / micro adapté pour la communication et idéalement un deuxième écran.

Un lien vers l'outil de classe virtuelle vous sera envoyé avant chaque séance de formation, accompagné de la fiche pratique rappelant la méthode de connexion et les bonnes pratiques.

Méthodes d'évaluation

L’intervenant propose des exercices dirigés variés tout au long de la journée ; ces exercices permettent d’évaluer à chaud le niveau des participants.

A la fin du module, une évaluation des apprentissages est proposée sous forme d’un questionnaire d’auto-évaluation individuel ; la correction est généralement un exercice collectif réalisé sous le contrôle du formateur.

Une feuille de présence est signée par chaque stagiaire pour chaque demi-journée ; cette feuille d’émargement est signée le matin puis en fin de journée.

Les appréciations des participants seront recueillies à l’issue de la session et à froid au bout de 3 mois via un questionnaire approprié. Nous solliciterons également les appréciations des référents de la société commanditaire au bout de trois mois après la fin de la formation.

A l’issue de la formation, une attestation de réalisation de formation est mise à disposition de chaque participant.