MEDTRA-Planning et Convocations-Distanciel

La formation « Planning et convocations » comprend 3 parties principales :

  • Le paramétrage du planning
  • La planification des rendez-vous (Consultations)
  • L’édition des convocations

Les principales fonctionnalités et éditions en lien avec les 3 parties ci-dessus sont présentées en détail pendant la formation.

Le formateur délivre des conseils et des astuces afin de faciliter l’utilisation du logiciel.

Objectifs
  • Paramétrer le planning
  • Ajouter des rendez-vous
  • Utiliser les astuces de la vision journalière
  • Générer et envoyer les convocations
  • Rechercher / affecter salariés à convoquer
  • Utiliser le module de réservation
  • Gérer les absences
  • Utiliser les fonctionnalités de la synthèse
  • Utiliser l'outil disponibilités
  • Supprimer en lot un planning
  • Editer le planning

Programme

Présentation du planning

Paramétrage du planning :

  • Accéder au paramétrage
  • Configurer les horaires de travail (ajouter / dupliquer des plages horaires)
  • Générer le planning (utilisateur / période / vacation et informations)

Travaux dirigés : configurer les horaires et paramétrer le planning d'un utilisateur

Les 3 modes d’affichage du planning :

  • Accéder et utiliser la présentation journalière / quotidienne
  • Accéder et utiliser la présentation hebdomadaire
  • Accéder et utiliser la présentation mensuelle

Ajouter un rendez vous

Vision journalière :

  • Repérer la structure du planning quotidien : Plages horaires / Activité / Adhérent / Lieu de visite / Mode de visite / Salarié / Nature de visite / Type de convocation
  • Ajouter un adhérent
  • Ajouter un salarié

Astuces et conseils :

  • Ajouter au planning un rendez-vous non nominatif
  • Bloquer / débloquer une ou plusieurs plage(s) horaire(s)
  • Copier / Coller / Coller jusqu’ici
  • Visualiser la colonne commentaires
  • Annuler un rendez-vous / supprimer une plage horaire
  • Utiliser les options d’affichage
  • Déplacer un rendez-vous (avec ou sans annulation)

Travaux dirigés : ajouter / annuler des rendez-vous en utilisant différentes méthodes

 

Convocations

Générer les convocations :

  • Générer une convocation à partir du planning journalier
  • Générer en lot les convocations à partir du planning journalier
  • Générer les convocations à partir de la liste des convocations

Envoyer les convocations :

  • Envoyer une convocation à partir du planning journalier
  • Envoyer en lot les convocations à partir du planning journalier
  • Envoyer les convocations à partir de la liste des convocations

Travaux dirigés : préparer et envoyer les convocations unitairement et en lot

 

Liste des convocables

Accéder à la liste des convocables :

  • Utiliser les critères de recherche basiques
  • Utiliser les critères de recherche complémentaires
  • Editer la liste des convocables

Affectation au planning :

  • Rechercher les plages disponibles
  • Sélectionner les salariés à convoquer et les plages disponibles d’intérêt
  • Affecter au planning

Travaux dirigés : rechercher les convocables, éditer la liste et affecter au planning les salariés à convoquer

 

Réservations :

Accéder à l’outil Réservation

Ajouter une réservation :

  • Rechercher et sélectionner les salariés à convoquer
  • Rechercher et sélectionner les plages horaires
  • Valider et éditer la réservation

Liste des réservations :

  • Rechercher une réservation existante
  • Ouvrir et modifier une réservation
  • Affecter les salariés sur les plages horaires

Planning journalier et réservation :

  • Ouvrir et modifier une réservation
  • Affecter les salariés sur les plages horaires

 

Planning journalier

Légende des pictogrammes et des couleurs

Actions disponibles à partir du pictogramme (colonne info) :

  • Créer une visite, un entretien, une activité en milieu de travail, une activité transversale
  • Envoyer en file d’attente
  • Recenser les absences
  • Consulter le dossier d’un adhérent et d’un salarié

 

Gestion des absences

Recenser les absences sur le planning journalier

Générer les visites d’absences :

  • Rechercher les absences recensées sur différents critères
  • Renseigner les champs obligatoires (conclusion et date de prochaine visite)
  • Générer les visites d’absence

Editer la lettre d’absentéisme (unitairement et en lot)

Travaux dirigés : recenser les absences, générer les visites d’absences et éditer la lettre d’absentéisme

 

Synthèse

Afficher la synthèse :

  • Rechercher les utilisateurs ou les profils
  • Utiliser les options d’affichage
  • Accéder au planning d’une ressource à partir de la synthèse

Partage du planning :

  • Partager une plage horaire, une matinée, un après-midi, une journée
  • Annuler un partage

 

Outils

Disponibilité :

  • Rechercher les plages disponibles sur le planning d’une ressource
  • Utiliser les différents critères de recherche
  • Identifier les plages avec et sans salarié ; les plages anonymes
  • Afficher les résultats en utilisant les ruptures proposées
  • Accéder au planning d’une ressource à partir du tableau de résultats

Supprimer en lot / générer le planning :

  • Supprimer en lot manuellement
  • Générer en lot manuellement
  • Ajouter des plages manuellement

Décaler / Dupliquer :

  • Décaler : Couper / Coller une ou plusieurs plages horaires
  • Dupliquer : Copier / Coller une ou plusieurs plages horaires

Impression du planning journalier :

  • Imprimer sur une période
  • Imprimer à la journée ou la demi-journée

Notes de frais :

  • Accéder à la liste des notes de frais
  • Ajouter une note de frais

Travaux dirigés : rechercher les plages disponibles sur le planning d’une ressource, supprimer en lot manuellement une période du planning, éditer le planning

Public

Les utilisateurs (Secrétaires, Assistantes, Infirmier(e)s et Médecins) qui planifient dans le logiciel MEDTRA des rendez-vous (pour les consultations et examens complémentaires) ; nombre de participants : 5 personnes maximum en présentiel.

Prérequis

Maîtriser le clavier et la souris et avoir une bonne connaissance de l’environnement Windows.

Avoir suivi le module "Notions de base" dans son intégralité.

Accessibilité aux personnes en situation de handicap

Nos formations sont accessibles pour les personnes en situation de handicap, contactez-nous pour évaluer les adaptations techniques et matérielles adaptées à vos besoins.

Pour plus d'informations, contactez Madame Christine PELLERIN (mail : christine.pellerin@axess.fr, tél : 04 87 96 05 10 )

Modalités et délais d'accès

La validation du devis déclenche la planification de la session. 

Il sera alors demandé de nous faire parvenir la liste des participants pour l'édition de la convention.

Les inscriptions sont considérées comme validées quand la convention de formation est retournée à l’équipe formation.

La convention doit être retournée une semaine avant le début de la formation.

Moyens pédagogiques

Le formateur intervient en alternant les séquences d’exposé structuré (présenté au vidéoprojecteur sous forme d’un diaporama) et les séquences d’exercices dirigés ; des temps d’échanges fréquents entre participants permettent une mise en commun de l’expérience dans un contexte interactif.

Un support pédagogique numérique est proposé à chaque participant.

Profil intervenant-es

L’intervenant est un formateur Axess Solutions Santé, expert du logiciel MEDTRA.

Il est capable de transmettre ses connaissances en adaptant son animation et le programme en fonction des profils métiers et du niveau des participants.

L'intervenant prend également en compte les nouvelles règlementations et les spécificités du service.

Travaux à faire pour les formations ouvertes et/ou à distance

A l'issue de chaque séance, chaque participant devra mettre en application les contenus abordés pendant la séance avec l'intervenant-e. Mise en pratique à partir de son environnement de test pour vérifier sa bonne compréhension et recenser les éventuelles questions subsidiaires. Ce travail devra être réalisé avant la séance suivante.?

Le temps à prévoir pour ces mises en application est d’un tiers de la séance suivie en général. Pour cette formation, il faut prévoir un temps de mise en pratique en autonomie de 2h, découpé en fonction du nombre de séances planifiées.

Moyens techniques

Chaque participant est installé face à un ordinateur et il dispose d’un compte MEDTRA (avec identifiant et mot de passe).

La salle de formation est équipée d’un vidéoprojecteur (ou d’une TV grand format).

En format distanciel, lorsque les apprenants sont dans la même salle, celle-ci doit être équipée d’un vidéoprojecteur (ou d’une TV grand format) et d’un équipement audio adapté pour la communication type « pieuvre » ou équivalent.

Lorsque les apprenants sont isolés, chacun doit disposer d’un équipement comprenant : camera / casque / micro adapté pour la communication et idéalement un deuxième écran.

Un lien vers l'outil de classe virtuelle vous sera envoyé avant chaque séance de formation, accompagné de la fiche pratique rappelant la méthode de connexion et les bonnes pratiques.

Méthodes d'évaluation

L’intervenant propose des exercices dirigés variés tout au long de la journée ; ces exercices permettent d’évaluer à chaud le niveau des participants.

A la fin du module, une évaluation des apprentissages est proposée sous forme d’un questionnaire d’auto-évaluation individuel ; la correction est généralement un exercice collectif réalisé sous le contrôle du formateur.

Une feuille de présence est signée par chaque stagiaire pour chaque demi-journée ; cette feuille d’émargement est signée le matin puis en fin de journée.

Les appréciations des participants seront recueillies à l’issue de la session et à froid au bout de 3 mois via un questionnaire approprié. Nous solliciterons également les appréciations des référents de la société commanditaire au bout de trois mois également après la fin de la formation.

A l’issue de la formation, une attestation de réalisation de formation est mise à disposition de chaque participant.